Понятие и сущность управленческой информации

Понятие и сущность управленческой информации Введение Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи. Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности. Система управленческой информации Внутренняя и внешняя информация Уже подчеркивалось, что роль информации в организационном управлении фирмой настолько возрос­ла, что на этом следует остановиться подробнее. Общеизвестно, что значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек­тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю­щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен­ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен­ных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение матери­альных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование по­следних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивиду­альными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обо­гащается. Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это — объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса. Руководитель 50—90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в меж­личностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базо­вых элемента: Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. Сообщение — собственно информация, закодированная с по­мощью символов. Канал — средство передачи информации. Получатель — лицо, которому предназначена информация и
которое интерпретирует ее. При обмене информацией отправитель и получатель проходят
несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообще­ние и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы
обе стороны поняли и разделили исходную идею. В российской практике информация о необходимости решить какую-то проблему поступает обычно снизу вверх, после чего вы­рабатывается решение и спускается обратно вниз. Здесь важна ско­рость, с которой проходит информация по всей цепочке. Скорость же зависит от степени бюрократизированности управления, точ­нее, от степени оптимизации бюрократических процедур. Рассмотрим стадии прохождения информации вниз. Так, гла­ва фирмы "Калинка-Стокман" информирует о своих решениях ди­ректоров магазинов, которые передают информацию подчиненным. В аудиторской фирме "Юникон" эта цепочка длиннее: генераль­ный директор связывается со своим заместителем по общему ауди­ту, тот решает, кому из ведущих аудиторов поручить дело, и уже потом информация доходит до исполнителя. Процесс тормозится еще и из-за того, что с ростом компании в ней увеличивается число документов (распоряжения, как правило, излагаются на бумаге). В некоторых фирмах принято вывешивать общие приказы на досках объявлений — значит, приплюсовываем сюда время, затраченное на перепечатку приказа секретаршей. Требования к информации Предлагается следующая классификация информации: 1) по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-техни­ческого уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.; 2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию систе­мы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме; 3) по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная; 4) по изменчивости во времени — условно-постоянная и услов­но-переменная (недолговечная); 5) по способу передачи — спутниковая, электронная, телефон­ная, письменная и др.; 6) по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по зап­росу и принудительно в определенные сроки; 7) по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.; 8) по стадии жизненного цикла объекта — по стадии стратеги­ческого маркетинга, НИОКР, организационно-технологической под­готовке производства и т.д. до списания; 9) по отношению объекта управления к субъекту — между фир­мой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по
вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями,
неформальные коммуникации. Идея классификации информации используется при ее кодировании. Основные требования к качеству информации: • своевременность; • достоверность (с определенной вероятностью); • достаточность; • надежность (с определенной степенью риска); • комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.); • адресность; • правовая корректность информации; • многократность использования; • высокая скорость сбора, обработки и передачи; • возможность кодирования; • актуальность информации. Методы и логика обработки информации На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять: задачи, обеспечивающие выполнение функций управления; исполнителей задач; информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления; режим передачи информации, используемой в решении управ­ленческих задач; объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач; порядок и формы представления информации, необходимой для управления; время, затрачиваемое органами управления на переработку информации; задачи по переработке информации, выполнение которых воз­можно с использованием средств автоматизации. Важнейшим этапом формирования информационного обеспече­ния является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ). Новые информационные технологии включают : - новые технологии коммуникаций на основе локальных и рас­пределительных сетей ЭВМ; - новые технологии обработки информации на основе персо­нальных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест; - технологии, исключающие бумагу как основной носитель ин­формации; - новые технологии принятия решений на основе средств ис­кусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, сис­тем моделирования с различными формами представления модели­руемых ситуаций и т.п. Внедрение новых информационных технологий в управленчес­кую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информацион­но-коммуникативного процесса на качественно новом уровне. Вывод Информатизация менеджмента в современных условиях ба­зируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением но­вейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств); организацию про­изводства и сферы распределения информационно-вычислитель­ных услуг; отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами; внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управле­ния, а также создание для этого необходимых материально-техни­ческих, организационно-экономических и социальных условий.