Теория и практика управленческих решений: контроль

Теория и практика управленческих решений: контроль Введение Слово «контроль» как и слово «власть» рождают прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. — в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления. КОНТРОЛЬ — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Виды и формы контроля за исполнением управленческих решений. Контроль и надзор – это теория и практика управленческих решений по поводу выявления: 1. Своевременно ли проинформированы исполнители о том, какие действия, вытекающие из управленческих решений, в каком объеме, в какие сроки они должны выполнить, 2. Правильно ли поняты исполнителями смысл и содержание управленческих решений в той части, в которой они выступают как ответственные исполнители, 3. Имеются ли погрешности и ошибки и нужны ли в связи с этим какие-то корректировки в управленческих решениях или в организации исполнения решений; 4. Знают ли исполнители о системе мотиваций и санкций, установленной в банке для персонала, исполняющего решения, как ими оценивается достаточность и эффективность этой системы и не нуждается ли она во внесении каких-то корректив; 5. Осуществлению ревизий и проверок соответствия реального процесса выполнения управленческих решений тому смыслу и содержанию, которые были заложены в управленческие решения; 6. Имеется ли необходимость в организации дополнительного и углубленного информирования исполнителей, организации консультаций и переподготовки исполнителей, а также в применении санкций по отношению к тем, кто по нерадивости или умыслу не выполнил действий, предусмотренных или очевидно вытекающих из управленческих решений. В зарубежной практике основное содержание контроля принято определять как процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Положительной стороной контроля в этой практике считается то, что контроль направлен на обеспечение всемерной поддержки того, что является успешным в деятельности любой организации. Для этого контроль должен быть всеобъемлющим. Под этим понимается, что каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. 1. Различают следующие виды контроля. 2. По времени осуществления выделяют три основных вида контроля. 3. Предварительный контроль 4. Текущий контроль 5. Заключительный контроль 6. Рассмотрим подробнее вышеперечисленные виды контроля. 7. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В банках предварительный контроль используется в двух ключевых областях: по отношению к человеческим и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в банке за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во банках предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда банку потребуются наличные средства, эти средства у него будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу исчерпать наличные средства до конца. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. Обратная связь, в том смысле – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена, специализирующегося по вопросам управления, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта информация позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля в том, чтобы способствовать мотивации. Измерять результативность и давать соответствующее вознаграждение необходимо для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением. Необходимо отметить, что существуют и другие классификации видов контроля. По регулярности выделяют следующие разновидности контроля: 1. Регулярный, 2. Нерегулярный, 3. Специальные проверки. По основанию обязанности: 1. Добровольный контроль, 2. Контроль согласно уставу, 3. Договорный контроль, 4. Контроль согласно закону. 5. По объекту контроля: 6. Контроль за объектом, 7. Контроль за решениями, 8. Контроль за результатами. По принадлежности к банку-носителю контроля: 1. Внутренний, 2. Внешний. Процесс контроля включает следующие этапы: •Выбор концепции контроля: всеобъемлющая система управления или частные проверки • Определение цели контроля: решение относительно целесообразности, правильности, регулярности, эффективности • Определение объектов контроля: потенциалы, методы, результаты, индикаторы (показатели) • Определение контролируемых норм: объекты обязанностей, этические, правовые, виды деятельности • Определение субъектов контроля: внутренние или внешние органы контроля • Определение методов контроля: а) по направлению: прогрессивный - от положения вещей к его отображению или ретроградный - от отображения к положению вещей; б) по непосредственности: непосредственный или косвенный по контрольным индикаторам • Определение объема контроля: полный, сплошной или выборочный • Определение действий по контролю: разрозненные, последовательность действий •Определение точек контроля: начало и конец, последовательность • Определение средств контроля: ручные, автоматические, поддерживаемые компьютером • Определение областей контроля (например, отдельные позиции баланса) • Определение допусков на погрешности (например, 10 %) • Определение способа сообщения решения: устный, письменные отчеты • Определение способа оценки отклонений: анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления Контроль должен выполнять следующие задачи: предупредительные, предотвращающие недостатки; документирующие и вскрывающие недостатки. Можно выделить следующие критерии выбора форм контроля: · Эффективность контроля Польза контроля: предотвращение недостатков, выполнение обязательств. Расходы на проверки: затраты на контроль, устранение недостатков. Эффект влияния на людей: 1. Удовлетворение 2. Обучение 3. Доверие 4. Страх 5. Задача контроля – установление недостатков 6. Качественная оценка недостатков 7. Количественная оценка недостатков 8. Достоверность недостатков 9. Границы контроля 10. Соблюдение установленных законом обязанностей по проведению проверок 11. Соблюдение прав, защищающих субъекты проверки, 12. Соблюдение прав, защищающих объекты проверки Для выполнения контролем его функции — обеспечения достижения целей организации — он должен обладать несколькими важными свойствами: — стратегическая направленность контроля; — ориентация на результаты; — соответствие делу; — своевременность контроля; — гибкость контроля; — простота контроля; — экономичность контроля. Стратегическая направленность контроля означает то, что он должен обращать внимание на общие приоритеты организации и поддерживать их. Под ориентацией на результаты понимается то, что контроль должен быть ориентирован на решение задач, стоящих перед организацией. Соответствие делу — это означает, что контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно для дела. Своевременность контроля. Контроль должен быть своевременным. Это означает, что он должен осуществляться в соответствии с определенным временным интервалом -между проведением измерений или оценок. Значение временного интервала определяется с учетом временных рамок плана, скорости изменений и затрат на доведение измерений и распространение полученных результатов. Гибкость контроля означает, что он должен приспосабливаться к происходящим изменениям. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль — это тот, при котором используются простейшие методы для исполнителей, деятельность которых контролируется. Экономичность контроля. В руководствах подчеркивается, что если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Во всех развитых странах банковские системы являются объектом усиленного контроля и надзора, более строгого, чем в отношении большинства других систем экономики. Банки несут ответственность за защищенность клиентов: организаций, промышленных и коммерческих предприятий и частных лиц – следят за платежеспособностью своих заемщиков. Заемщики, которые не возвращают кредиты в срок, могут по инициативе банка быть лишены возможности управлять своим предприятием. Основной задачей контроля является защита интересов вкладчиков. В этих целях контрольные органы стремятся предупреждать последствия неумелого управления банком. Контрольные органы не вмешиваются в оперативную деятельность по управлению банком. Правила контроля и надзора не позволяют какому-либо контрольному органу разрабатывать инструкции, касающиеся политики привлечения и распределения ресурсов. Органы контроля и надзора всегда имеют в виду, что банковская система очень чувствительна к психологической реакции клиентов, разорение одного банка может оказаться детонатором и распространиться на всю систему. Учитывая это, контрольный орган зачастую предпочитает искать решения на основе договоренностей, которые позволят спасти все заинтересованные стороны (кредиторов, заемщиков, служащих, акционеров), вместо того, чтобы немедленно применять штрафные или дисциплинарные санкции. Могут быть, например, осуществлены попытки слияния банков, покупка акций, временная финансовая поддержка каким-либо другим банком. Стратегия рисков неотделима от общегосударственного контроля за деятельностью коммерческих банков. Всемирный размах банковской деятельности объясняет всю важность, которую приобрели вопросы банковского регулирования. Проводятся специальные встречи и обсуждения по координации стандартов регулирования. Следует отметить Базельское совещание банковских контролеров, работающее под эгидой Банка международных расчетов. На банки распространяются многие ограничения, хотя их формы в отдельных странах могут быть различными. Наиболее общими и важными принципами регулирования являются: 1) Ограничения полномочий банка. В целях снижения элемента риска в банковских портфелях были наложены ограничения на ряд активов, а также на некоторые виды деятельности коммерческих банков. В ряде стран банкам не разрешается иметь капиталовложения (акции) предприятий, стоимость которых подвержена большим колебаниям. В некоторых странах запрещено или ограничено право гарантирования на размещение определенных ценных бумаг (исходя из того, что позиции, занимаемые во время процесса гарантирования, подвержены воздействию неприемлемо большого риска). 2) Ограничения па предоставление кредитов лицам, имеющим доступ к нераскрываемой широкой публике информации. Обычно эти злоупотребления облечены в форму кредитов на очень выгодных условиях, что другими банками признается неприемлемым для обычного заемщика. 3) Ограничения размеров кредита. Доля кредитного портфеля может быть понижена посредством соответствующей диверсификации кредитов, один из способов которой состоит в ограничении верхнего предела величины индивидуальных кредитов. Дальнейший шаг в этом направлении состоит в ограничении объемов и числа кредитов, предоставляемых конкретному экономическому сектору или подразделению. 4) Ограничения на право владения. Некоторые страны запрещают нефинансовым организациям и компаниям обладать коммерческими банками (исходя из того, что обладание таким правом приведет к использованию кредитных ресурсов для собственных целей и на очень выгодных для владельцев банков условиях). В странах, где разрешено право такого владения, как правило, действуют жесткие ограничения на операции между банком и его владельцами во избежание злоупотреблений разрешены только коммерческие операции между независимыми участниками. 5) Требования к капиталу. Требование к минимально размеру капитала относится к одному из важнейших и инструментов контроля за риском и снижения риска потерь. Снижение уровней капитала ведет к снижению соотношения между доходами и убытками по рискованным операциям. Важнейшим вопросом, имеющим отношение к требованию по размеру капитала, является само определение капитала. Узкое определение капитала включает только акции собственников, широкое определение включает в себя и привилегированные акции и даже субординированный по отношению к депозитам долг и ряд других требований к банку. 6) Ограничения по гарантированным обязательствам. В целях снижения риска налогоплательщика понести убытки от действия мер по обеспечению стабильного функционирования банковской системы могут накладываться ограничения на гарантированные обязательства банков. В США системой страхования депозитов страхуются депозиты в пределах до 100 тысяч долларов на каждом отдельном счете, хотя один и тот же вкладчик может являться владельцем сразу нескольких счетов с указанной величиной страховой суммы. Другая возможность заключается в предоставлении гарантий по депозитам только частным лицам, предположительно тем из них, которые наименее других могут судить о надежности банков. 7) Страховые премии по депозитам с учетом величины риска. 8) Проведение частых и тщательных проверок. 9) Наделение контролеров полномочиями. Внешний и внутренний контроль в коммерческом банке Контроль в банковской системе подразделяется на внешний и внутренний. Внешний контроль осуществляет Центральный банк Российской Федерации и внешние аудиторы. Особая роль в осуществлении внешнего контроля принадлежит Центральному банку России (ЦБР). Как орган государственного управления, наделенный властными полномочиями, он организует и контролирует денежно-кредитные отношения в стране и осуществляет надзор за деятельностью коммерческих банков. С этой целью создано специальное подразделение — Департамент банковского надзора, который проверяет соблюдение коммерческими банками банковского законодательства и установленных ЦБР нормативов банковской деятельности. При установлении фактов нарушений или предоставлении банками неполной или недостоверной информации, ЦБР в зависимости от вида нарушения вправе прибегнуть к определенным методам воздействия: штраф в размер от 0,1 до 1% от минимальной величины уставного капиталу; выполнение требований ЦБР по финансовому оздоровлению; реорганизация; замена руководства коммерческого банка; применение более жестких нормативов; запрет на проведение отдельных операций и на открытие филиалов на срок до одного года; назначение временной администрации в банке на срок до полутора лет и, наконец, как крайняя мера — отзыв лицензии и ликвидация банка. Внутренний контроль организуется самим банком. Именно внутрибанковский контроль является частью менеджмента банка. Его функции выполняют менеджеры в соответствии с их полномочиями, а также органы внутреннего аудита. Главным назначением внутрибанковского контроля является создание оперативной системы обнаружения отрицательных тенденций и недостатков в деятельности банка для принятия мер по их устранению. Внутрибанковский контроль взаимосвязан с внешним контролем и состоит в проверке соблюдения законодательных и нормативных актов Центрального банка Российской Федерации, внутрибанковских инструкций и правил, предписаний внешних контролирующих органов. Библиографический список 1. Банковский менеджмент – СПб: Питер,2001. – (Серия «Краткий курс»). 2. Бор М.З. Пятеннь В.В. Менеджмент банков: Организация, стратегия, планирование. – М., 1997. 3. Батракова Л.Г. Экономический анализ деятельности коммерческих банков. – М.: Логос, 2000. 4. Мескон, Альберт, Хедоури. Основы менеджмента. М.: Дело ,2002. 5. Роуз Питер С. Банковский менеджмент. – М.: Дело,1997.