Организационная структура аппарата управления

Организационная структура аппарата управления Введение Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы. Организационная структура аппарата управления — форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения, должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними. Различают связи: линейные (административное подчинение); функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения); межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня). В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления: линейная; функциональная; линейно-функциональная; матричная; дивизиональная; множественная. В данной работе будет подробно рассмотрена функциональная структура организации. Это будет являться целью работы. Для этого необходимо решить три задачи: – раскрыть понятие функциональной структуры, – показать ее достоинства, – показать ее недостатки. Функциональная структура. Достоинства и недостатки Общие понятия организации и функциональной структуры Организация - пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства. Организация обладает следующими общими признаками: определение ее характера кадрами и менеджером; объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно; сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте; определенная, зависящая от процесса гибкость, обеспечивающая функционирование системы в изменяющихся условиях; единство рабочих процессов и процессов управления, как результат разумного разделения труда. Организация - единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы. Структура управления обеспечивает выполнение общих и конкретных функций управления, сохраняет целесообразные вертикальные и горизонтальные связи и разделение элементов управления. Вертикальное разделение определяется числом уровней управления, а также их подчиненностью и директивными отношениями. Горизонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам. Оно может быть ориентировано на подпроцессы промышленного производства; изготавливаемые изделия; пространственные производственные условия. Организационная структура регулирует разделение задач по отделениям и подразделениям; их компетентность в решении определенных проблем; общее взаимодействие этих элементов. Тем самым фирма создается как иерархическая структура. Любая производственная система (предприятие, фирма, НИИ, концерн и т.д.) состоит из производственных и управленческих подразделений и должностных лиц. Между ними существуют организационные, экономические, социальные, психологические отношения. Упорядоченная совокупность этих подразделений и организационных отношений между ними называется организационной структурой управления. Это форма разделения труда по управлению предприятием. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенных функций управления или работ. При этом должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение ресурсами и несут ответственность за выполнение функций и достижение поставленной цели. Упорядоченная совокупность функций и их взаимосвязь для выполнения целей фирмы составляют функциональную структуру предприятия. Укрупненная функциональная структура производственного предприятия представлена на рис. 1. Функциональная структура предприятия зависит от особенностей производственного процесса и совершенно не зависит от размеров фирмы. В малых предприятиях функции могут объединяться (и в предельном случае могут быть возложены на одного или нескольких человек), в крупных дифференцируются. На основе функциональной структуры строится производственная структура предприятия, то есть, конкретный состав цехов, подразделений и служб предприятия в зависимости от типа производства и выбранной организации производства (по технологическому или предметно-замкнутому принципу) и размеров предприятия. Таким образом, функциональная структура предприятия является базой для разработки производственной структуры, на основе которой создается организационная структура управления с учетом выбранной системы. Рис. 1. Функциональная структура производственной фирмы Функциональная организационная структура — связь административного управления с осуществлением функционального управления (рис. 2). Рис. 2. Функциональная структура управления На рис. 2 административные связи функциональных начальников с исполнителями (И1—И4) такие же, как и для исполнителя И5 (они не показаны в целях обеспечения ясности рисунка). В этой структуре нарушен принцип единоначалия и затруднена координация. Практически она не используется. Функциональная структура сменяет семейную структуру, т.е. предприятие работает на одном-единственном рынке, и другая система ему просто не подходит. Процесс реформирования редко бывает безболезненным, так как приходится ломать привычные отношения и строить новые. Во многих случаях руководитель вынужден идти на уступки, чтобы удержать нужных людей. Иногда "наследие" семейной структуры сохраняется целенаправленно. Например, остается неизменным "сбыто-закупочный" или "маркетингово-взаимозачетный" отдел. Самая большая опасность - принять вместе с формой функциональной организации стереотипы "социалистического" поведения в ней. Так, во главу угла может ставиться бухгалтерский учет или внутренняя отчетность (для многих приобщение к четкой структуре означает, в первую очередь, прописывание правил). В этом случае возникает основной недостаток бюрократической схемы - формализм. Низкая мотивация персонала в автократической фирме также может быть источником формализма. "Крайний" автократ прописывает правила и штрафует за их несоблюдение, потому что это единственный способ поддержать производственную дисциплину. Решение является вынужденным и только уменьшает энтузиазм работников. В рамках функциональной структуры предприятие имеет длительную перспективу роста с изменением только распределения функций, внутренних процедур и рыночных технологий. Эти изменения нельзя назвать "эволюционными". Они вводятся серией реформ, когда проблемы набирают "критическую массу" и должны быть решены любым способом. В итоге возникает новая структура того же функционального типа, с новыми компромиссами, потенциальными возможностями и проблемами. Функциональная структура управления обладает следующими признаками: Специализированное управление. Каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций). Самостоятельная управленческая роль функциональных служб - указания и распоряжения (в пределах своих полномочий) нижестоящим подразделениям. Функциональная организация существует наряду с линейной, что создает двойное подчинение для исполнителей. Как известно, функциональная структура обладает целым рядом серьезных достоинств, включая ее высокую экономичность. В функциональной структуре проблемы и задачи, с которыми сталкивается организация в целом, разбиваются на множество мелких составляющих по отдельным специальностям. «Кто-то там наверху» должен решать на сколько эти составляющие соответствуют задачам всей организации. Права и обязанности каждого функционального элемента такой системы точно определены. Взаимодействие в системе управления происходит в основном по вертикали, т.е. между начальником и подчиненным. Производственная деятельность и поведение персонала регламентируются инструкциями и решением руководства. Управленческая система строится на том, что вся информация о положении фирмы и ее задачах доступна только главе фирмы. Управление такой организации использует простую систему контроля, где информация поступает снизу вверх, подвергаясь последовательному усилению. Такая система наиболее эффективна в ситуациях предсказуемых и постоянно повторяющихся, например, при управлении большими производственными циклами. Информация «снизу» поступает вовремя, а управленческие решения оказываются своевременными и адекватными. Когда возникающие проблемы и требуемые действия нельзя разложить на отдельные элементы и распределить по специалистам в соответствии с четко определенной иерархической ролью каждого, органические (= проектные, матричные, гибридные) системы адаптируются к нестабильным условиям. В этом случае сотрудники должны решать свои конкретные задачи в свете задач фирмы в целом. Значительная часть формальных характеристик отпадает, т.к. их необходимо постоянно пересматривать в результате взаимодействия с другими участниками решения данной задачи. Это взаимодействие происходит как по вертикали, так и по горизонтали. Взаимодействие между сотрудниками напоминают скорее консультацию двух коллег, чем приказ начальника подчиненному. Достоинства функциональной структуры Функциональная структура предусматривает создание элементов, специализирующихся на определенных функциях (передача поручений происходит по видам поставленных задач). На управляющие элементы возлагается только координация и контроль функциональных служб. Этой структуре присущи свои преимущества, отличные от других: а) резко упрощается подбор руководителей; б) система позволяет подобрать в службы узких специалистов; в) повышается качество проработки всех функциональных решений в области технологии финансовой деятельности. Конструктивных решений и т.д.; г) вырастает роль стандартизации и нормативов в области технологий и конструирования; д) до исполнителя доводятся все инструкции, и это позволяет правильно принимать управленческие решения; е) система позволяет снять нагрузку с линейного персонала, ж) высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций; з) рутинные задачи не требуют оперативного принятия решений. Кроме этого достоинством функциональной структуры управления является обеспечение быстрой выдачи компетентных команд. Недостатки функциональной структуры Недостатки такого типа структуры невозможно не заметить: снижение ответственности исполнителей за работу; длительная процедура принятия решений; сложная иерархия в структуре взаимоотношений, на каждого руководителя приходится множество стрелок; все управленческие решения надо согласовывать. Резко возрастает поток совещаний и голосований; подразделения более заинтересованы в выполнении функциональных целей, чем в стратегических; командная цепочка от руководителя к исполнителю чрезмерно растянута, что ведет к увеличению срока исполнения распоряжений и искажения при передаче информации. Недостаток заключается еще в том, что имеется возможность получения работниками разноречивых команд, исходящих от функциональных руководителей, с неизбежной необходимостью согласования их, в том числе на уровне руководителя организации с такой структурой управления. Такая структура управления на практике нигде не используется. Заключение В работе были рассмотрены следующие вопросы: Упорядоченная совокупность функций и их взаимосвязь для выполнения целей фирмы составляют функциональную структуру предприятия. Функциональная структура предприятия зависит от особенностей производственного процесса и совершенно не зависит от размеров фирмы. В малых предприятиях функции могут объединяться (и в предельном случае могут быть возложены на одного или нескольких человек), в крупных дифференцируются. Достоинствами функциональной структуры являются: резко упрощается подбор руководителей; система позволяет подобрать в службы узких специалистов; повышается качество проработки всех функциональных решений в области технологии финансовой деятельности. Конструктивных решений и т.д.; вырастает роль стандартизации и нормативов в области технологий и конструирования; до исполнителя доводятся все инструкции, и это позволяет правильно принимать управленческие решения; система позволяет снять нагрузку с линейного персонала, высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций Недостатки этой структуры следующие: снижение ответственности исполнителей за работу; длительная процедура принятия решений; сложная иерархия в структуре взаимоотношений, на каждого руководителя приходится множество стрелок; все управленческие решения надо согласовывать, возрастает поток совещаний и голосований; подразделения более заинтересованы в выполнении функциональных целей, чем в стратегических; командная цепочка от руководителя к исполнителю чрезмерно растянута, что ведет к увеличению срока исполнения распоряжений и искажения при передаче информации.
Библиографический список Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб.пособие.-2-е изд., перераб и доп.-М.: ИНФРА-М,2003, с.91-96, 152-166. Колесник М. Менеджмент (конспект лекций). Москва: "ПРИОР", 1999, 192 с Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер.с англ. – М.: 2001. – с. 88-138. Непомнящий Е.Г.. Экономика и управление предприятием: Конспект лекций. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 1997 Фомин Г.Н. Основы экономической теории. Учебник. - М.: Русская Деловая Литература, 1999. - 464 с.