Информация как основа государственного управления

Информация как основа государственного управления Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности. Информация образует основу процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений, а управление предполагает воздействие на объект, осуществляемое путем выдачи управляющих команд, разрабатываемых на основе анализа имеющихся информационных характеристик ситуации. Отсутствие же информации лишает руководителя любого государственного органа возможности аргументированных действий, поскольку именно она служит исходным материалом для практической деятельности управленца. Не располагая в каждый данный момент информацией о состоянии системы общества и ее подсистем, об их взаимосвязи между собой, невозможно обеспечить рациональное функционирование государственного управления, сохранение его целостности как управленческой системы. К тому же отсутствие достоверной информации является одной из предпосылок субъективизма, необоснованных решений и действий. В общеупотребительном смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях. Но необходимо различать понятия «данные» и «информация». Данные означают первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в объекте управления или процессе, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных. Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественными. Данные представляют собой сигналы, из которых извлекается информация. Информация как совокупность каких-либо сведений, данных о соответствующих явлениях, событиях и т.д. составляет основу государственного управления. По существу, все управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но в государственном управлении происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для решения тех ил иных задач государственного управления. Управленческая информация – это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию государственно-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Управление, как известно, осуществляется только тогда, когда между субъектом и объектом системы существует непрерывная связь. Благодаря информации, поступающей по каналам обратной связи, субъект управления знает о состоянии объекта управления. Опираясь на эту информацию органы государственного управления вырабатывают новые решения или корректируют ранее принятые, с тем, чтобы объект продолжал функционировать в направлении, гарантирующем выполнение поставленных задач. Классификация информации Информацию классифицируют по различным основаниям: 1. В зависимости от сферы общества различается политическая, экономическая, духовная информация и т.д. 2. В зависимости от источника поступления информация делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация появляется и циркулирует в пределах аппарата администрации, а внешняя исходит от выше- и нижестоящих органов. 3. По характеру информация подразделяется на официальную, источником которой являются действия должностных лиц и неофициальную, исходящую от частных лиц (например, мнение экспертов по анализируемой проблеме) и не имеющую непосредственного служебного назначения. Официальная информация может быть прескрептивной (предписывающей – обязывающей или запрещающей) и дескрептивной (описывающей – сообщение, уведомление, ответ на запрос). 4. Информация делится с учетом периода ее использования на условно-постоянную (которая большей частью представлена справочными и нормативными данными, по своему объему, как правило, значительно превышает переменную) и переменную (которая отражает состояние и динамику управленческих процессов). 5. По сфере применения выделяют универсальная информация (не направленная и не имеющая строго ограниченного круга потребителей) и специальная (предназначена определенным потребителям, т.е. узкому кругу). 6. По видам основных функций социального управления на планово-прогнозную информацию (прогнозы, программы и планы развития объектов и субъектов управления), организационную (об организационной структуре и процессе управления, о взаимосвязи объекта и субъекта управления, о разделении управленческого труда и т.п.), контрольно-учетную (о соответствии хода управленческого процесса цели управления), регулятивную (управленческие решения, правила, нормы, указания); 7. В зависимости от направления движения различают горизонтальную информацию, потоки которой циркулируют между системами одного уровня (например, между отделами), и вертикальную, потоки которой циркулируют по принципу «снизу вверх» или «сверху вниз»; 8. По характеру представления на качественную (отражающую существенные свойства социального явления или процесса с позиций предъявляемых к ним общественно необходимых требований, их полезности) и количественную информацию (представляющую меру выражения социального качества, позволяющую выявлять величину общественной характеристики социального явления); 9. Исходя из форм носителей информации можно выделить такие виды как устная, печатная, электронных средств, средств массовой информации, печатную. 10. Как и всякая классификация, приведенное разделение информации по видам носит условный характер. На практике различные виды информации могут тесно переплетаться друг с другом, а одна и та же информация выступать в различных видах. Основные требования к информации Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие: 1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению; 2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи; 3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса; 4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка; 5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации; 6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке: 7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований; 8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации. Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что: 1. Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления; 2. Сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз; 3. Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления; 4. Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту; 5. Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности. 6. Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи. Источники информации Главным источником информации для органов государственного управления является Конституция и законы, акты Президента и Правительства Российской Федерации, законы и нормативные акты органов представительной власти субъектов Российской Федерации, а также акты федеральных органов государственного управления, издаваемых в пределах их компетенции. Указанные документы составляют организационно-правовую базу деятельности органов государственного управления и в то же время многоканальный источник информации. Другим источником информации являются приказы, отчеты, справки органов государственного управления отраслевой и межотраслевой компетенции. На основе этих документов органы государственного управления общей компетенции следят за выполнением органами управления отраслевой и межотраслевой компетенции, возложенных на них задач и функций, принятых планов, программ. Определяемая задачами и функциями органов государственного и муниципального управления информация является одной из главных форм в деятельности органов государственного управления. Наиболее достоверным источником внешней информации являются бюллетени государственной отчетности, подготавливаемые статистическими органами. Органы государственного управления получают от статистических органов до 40 видов информации разнообразного характера. Важное значение имеет внутренняя информация. К ней относятся протоколы заседаний коллегий органов управления, отчеты об итогах работы, справки о ходе выполнения актов вышестоящих органов, поручений и т.д. Не менее важным источником являются письменные и личные обращения граждан в органы управления. На основе обобщения обращений граждан, критических выступлений в средствах массовой информации органы государственного управления принимают нормативные акты. Информация от населения может поступать в виде: 1. Предложения – это пожелания и рекомендации граждан, касающиеся совершенствования деятельности местных управленческих структур, совершенствования правопорядка и т.д.; 2. Заявления – просьбы об удовлетворении личных прав свобод, сигналы о каких-либо недостатках в работе предприятий, учреждений и т.д.; 3. Жалобы – сообщение о нарушении прав, свобод или интересов граждан, установленных государственным или местным законодательством. 4. Эта информация - важный источник социальной информации о потребностях, запросах и настроениях населения, необходимый для успешного функционирования органов государственного управления. Библиографический список 1. Атаманчук Г.В. Теория государственного управления. Курс лекций. – М.: Юрид. Лит., 1997. – 400 с. 2. Киселев А.Г. Эффективность управленческой информации// Регионология. 1999. № 1. с. 91 – 97. 3. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления. – М.: НОРМА-ИНФРА-М, 1999. – 528 с. 4. Муниципальный менеджмент/ под. ред. Н.М. Горбунова. – Хабаровск: ДВАГС, 1999. – 237 с. 5. Муниципальный менеджмент/ под. ред. Е.Н. Чадаева. – Хабаровск: ДВАГС, 1998. – 229 с. 6. Радченко А.И. Основы государственного и муниципального управления: системный подход. Учебник. – Ростов н/Д.: Ростиздат, 1997. – 448 с. 7. Усков А.С. О задачах обеспечения информацией местных органов власти.// Вопросы статистики. 1999. № 8. с. 78 –79.